La fonction principale d’une permanence téléphonique est la gestion de l’accueil téléphonique de votre enseigne. Outre l’accueil des appels entrants, l’entreprise spécialisée peut se charger d’autres tâches. Comment fonctionne une permanence téléphonique ? À qui confier une telle mission et quelles en sont les raisons ?
L’utilité d’une permanence téléphonique
Soigner l’accueil de votre entreprise faisait sans doute partie de l’une de vos priorités, mais vous n’avez toujours pas eu accès au bon outil pour optimiser cette tâche. Quels que soient la taille de votre société et son secteur d’activité, disposer d’une permanence téléphonique est la meilleure façon de démontrer que votre entreprise a une excellente organisation interne. Vos correspondants, peu importe leurs statuts, s’attendent à ce que vous répondiez immédiatement à leurs appels et que vous traitiez leurs requêtes d’urgence. Le problème se pose lorsque vous ne disposez pas assez de temps pour gérer leurs appels. Il arrive également que votre entreprise n’ait pas les moyens de mettre en place un standard. Recourir à l’externalisation est alors la meilleure façon d’optimiser l’accueil téléphonique de votre enseigne. Une entreprise digne de ce nom ne peut pas se permettre de perdre un appel. Confier la gestion des appels téléphoniques à des prestataires vous permet d’être facilement joignable au téléphone à tout moment. Avec un standard téléphonique, vos employés pourront de leur côté conserver leur rythme de travail.
La permanence téléphonique : comment ça marche ?
Il y a différentes manières de réaliser la permanence téléphonique. En général, l’accueil physique et téléphonique de votre enseigne est assuré soit par une hôtesse standardiste, soit par une secrétaire travaillant dans les locaux de votre enseigne. Si vous envisagez d’externaliser l’accueil de vos appels, cette tâche sera assurée par des prestataires, une télésecrétaire travaillant à domicile ou par un centre d’appel spécialisé dans l’accueil téléphonique. Au cas où vous jugez que l’emploi d’une secrétaire n’est pas nécessaire, faire appel à une télésecrétaire s’avère la solution adaptée. Il arrive également que vous employiez une secrétaire, mais comme tous les employés, ses horaires ont une certaine limite. Afin que l’accueil téléphonique de votre entreprise puisse rester disponible au-delà des heures de travail de ladite secrétaire, vous pouvez le confier à un prestataire. La majorité des entreprises peuvent jouir des avantages d’un service d’accueil téléphonique externalisé, quels que soient leurs domaines d’activité et leurs statuts. Les grandes entreprises ayant besoin d’une gestion relationnelle intense avec leurs clients ont le plus besoin d’un centre d’appel externalisé. Les personnes œuvrant dans les professions libérales quant à elles préfèrent le télésecrétariat. Les artisans quant à eux préfèrent opter pour une domiciliation téléphonique. Cette option leur permet de disposer d’un numéro fixe avec un service d’accueil téléphonique même s’ils n’ont pas leurs propres locaux.
Les avantages d’externaliser votre permanence téléphonique
Certains services spécialisés en gestion de la permanence téléphonique sont dédiés aux entrepreneurs. Faire appel à ces professionnels vous permet de ne plus manquer un seul appel. Vous pouvez alors profiter d’une grande disponibilité toute la journée et même en fin d’après-midi. D’autres prestataires proposent même de répondre à vos appels professionnels le samedi, ce qui n’est pas le cas de tous les spécialistes. Vous pouvez vous concentrer sur le cœur de vos activités, les professionnels gèrent en permanence votre accueil téléphonique. Confier vos appels entrants à des spécialistes vous permet de valoriser l’image de votre entreprise. Dotées d’une grande disponibilité, les entreprises qui prennent vos appels en chargent peuvent travailler 12 mois sur 12, à raison de 72 heures par semaine. Aucune durée minimum ne sera fixée, vous définissez vos besoins. Rassurez-vous, seuls les appels traités vous seront facturés, du moins si vous tombez sur le bon centre d’appel. Pensez à bien choisir l’entreprise à qui vous allez confier une telle tâche, la réputation de votre enseigne en dépendra en grande partie. Une entreprise œuvrant dans le domaine depuis des années est nettement plus sûre. En plus de ses années expériences, vous bénéficiez de la rapidité de son personnel dans le traitement de vos appels.
Faire appel à une entreprise spécialisée en gestion du standard téléphonique permet à votre entreprise de ménager ses missions et de valoriser sa réputation sur le long terme. Vous pouvez choisir les formules qui vous conviennent afin de bénéficier pleinement des atouts d’un tel service. Selon vos besoins, les équipes mises à votre disposition peuvent accueillir les appels qui vous sont destinés, renseigner les appelants en cas de besoin, transférer vos appels, gérer vos agendas ou encore identifier puis qualifier les appels.
